Wozu noch Ordner?

Derzeit wird aufgrund eines Vortrags von Axel Krommer (Biblionetz:p15242) auf Twitter diskutiert, ob man zum Ablegen von Dokumenten noch Ordner benötigt oder ob dank Volltextsuche Ordner heute überflüssig seien.

Wie immer, ist das Thema natürlich älter und geht unter anderem auf das 2007 erschienene Buch Everything is Miscellaneous (Biblionetz:b03258) von David Weinberger (Biblionetz:p01471) zurück, das auf Deutsch mit dem Titel Das Ende der Schublade erschienen ist. :

• Mein entsprechendes Blogposting aus dem Jahr 2008: Das Ende der Schublade.
• Ich habe die Frage Ablegen, taggen oder indexieren? auch mehrere Jahre lang als eine von mehreren Dimensionen mit den TeilnehmerInnen des Kurses Persönliches Wissensmanagement mit digitalen Werkzeugen diskutiert:

Ich kenne diese Überlegungen somit sehr wohl. Trotzdem gibt es in meinem Alltag mehrere Gründe, warum ich mich bisher nicht von Ordnern verabschiedet habe, sowohl in meiner eigenen Dateiablage als auch bei der Zusammenarbeit mit anderen.

Warum mache ich selbst in meiner eigenen Dateiablage Ordner, obwohl ich doch eine Volltextsuche habe?

• Trennung von Lebensbereichen: Nicht nur die Trennung von Privat und Beruf, auch innerhalb des Arbeitslebens gibt es Bereiche, die sich klar trennen lassen und die wenig Überlappung besitzen. Hier hilft es mir beim Wiederfinden von Dokumenten, wenn ich eine solche Grobtrennung haben.
• Findability: Nicht alle Dokumente in meiner Dateiablage enthalten genügend trennscharfe Begriffe (an die ich mich dann auch noch unter Zeitdruck - z.B. in einer Sitzung - erinnere), dass ich sie mit einer guten Volltextsuche effizient finde (insbesondere z.B. Präsentationen). Da ist es praktisch, wenn ich entweder direkt im entsprechenden Ordner nachschauen oder aber die Ergebnisse der Volltextsuche zusätzlich durch Ordnerangaben eingrenzen kann.
• Weitergabe von Dossiers: Selbst wenn ich derzeit alleine für eine Datensammlung zuständig bin, kann es sein, dass ich diese später einmal weitergeben will, entweder weil ich das entsprechende Dossier abgebe oder aber weil jemand ebenfalls diese Datensammlung nutzen können möchte. Beispiele:
  • Lehrveranstaltung
  • Projekt
• Speicherplatz: Die Gesamtheit meiner Daten ist grösser als das Fassungsvermögen meines aktuell genutzten persönlichen Arbeitsgerätes. Ordner helfen mir, Daten unterschiedlich zu behandeln bezüglich Speicherorte (lokal, extern, cloud) und bezüglich Backupstrategie.

Darüber hinaus gibt es weitere Gründe, warum ich in der Zusammenarbeit mit anderen Ordner erstellen:

• Definition des Gruppe: Ein Ordner pro Gruppe bietet sich schon nur an, um die Gruppe auch bezüglich Daten zu definieren:
  • Was gehört zu unserer Gruppe, wovon gehen wir aus, was haben wir erarbeitet? So gehört bei mir bei vielen Gruppen eine Sammlung von Ausgangsdokumenten zur "Gruppendefinition": Von welchen Grundlagen gehen wir aus? Dies erfordert einen Ordner pro Gruppe (und führt dazu, dass gewisse Dokumente mehrfach abgelegt werden).
    Dies ist insbesondere auch dann relevant, wenn neue Personen zu einer Gruppe dazustossen. Wie ohne Ordner sollen sie sich rasch einen Überblick über "das Vorhandene" verschaffen?
  • Schutz der gespeicherten Daten: Es gibt verschiedene Gründe, warum gewisse Dokumente nur innerhalb einer Gruppe lesbar und evtl. änderbar sein sollen. Neben schützenswerten Personendaten, urheberrechtlich geschützten Daten kann es sich auch um Entwürfe von Dokumenten handeln, die evtl. erst zu einem späteren Zeitpunkt einem grösseren Publikum zugänglich gemacht werden sollen. Dies scheint mir ohne Zugangsberechtigungen nicht machbar zu sein. Ordner sind wiederum aus meiner Sicht ein guter Behälter für gemeinsame Zugriffsrechte.
• Arbeitsweise von anderen: Die meisten Leute sind sich Ordnerstrukturen gewohnt. Selbst wenn die anderen Gründe hinfällig würden, wäre vermutlich eine gewisse Überagangzeit notwendig, bis alle Beteiligten von Ordnern loslassen können.

Für mich ist deshalb Ordner oder nicht Ordner? keine Schwwarz-weiss-Frage. Im Wissen darum, dass es Volltextsuche gibt, mache ich weniger Ordner als früher. Aber ganz aufgeben möchte ich sie bis auf weiteres nicht.

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