Warum Webmail (in der Bildung) nicht genügt

Als Massnahme zur Erhöhung der IT-Security und zur Senkung des Supportaufwands und damit der IT-Kosten versuchen in letzter Zeit IT-Verantwortliche aller Bildungsstufen die bisher angebotenen Maildienste auf Webmail zu beschränken, also das Lesen und Schreiben von E-Mails nur noch per Webbrowser zu erlauben (und andere Mailzugänge wie POP3, SPOP, IMAP, MS-Exchange-Protokoll, ActiveSync-Push oder eine automatische Weiterleitung nicht anbieten).

Ich möchte im Folgenden begründen, warum Webmail-only-Lösungen im Bildungswesen der falsche Weg zu sein scheinen. (In Unternehmen können Sicherheitsüberlegungen Webmail-only-Lösungen unter Umständen sinnvoll sein).

Zusammenfassend: Der resultierende Mehrwert der Digitalisierung von Information besteht darin, dass digitale Information einfach gefiltert, sortiert, paketiert, gruppiert, verschieden visualisiert, archiviert, einfach und auch automatisiert verändert werden kann. (Ja, ich habe sicher noch vieles vergessen). Ein Webinterface für E-Mail verhindert viele dieser Vorteile und entmündigt die Mailuser.

Konkret: Habe ich nur per Webinterface Zugriff auf ein Mailkonto,

• kann ich Mail nur lesen und schreiben wenn ich online bin. In naher Zukunft sind aber viele Leute offline und haben trotzdem den Bedarf, Mails lesen und schreiben zu können.
  Bildungsspezifisch: Lehrende und Lernende sitzen nicht immer vor ihrem Computer. Mein Verdacht ist, das "Webmail-only"-Lösungen von Bürokraten erdacht werden, die 100% im Brüo verbringen und nach Büroschluss keinen Gedanken mehr an die Arbeit verschwenden wollen.

• kann ich Mails meist nicht automatisch auf ein anderes Konto weiterleiten lassen. Dies führt zu folgenden beiden Einschränkungen:
   
  • kann ich mich nicht aktiv über den Eingang neuer Mails informieren lassen. Das Webinterface eines Mailkontos muss aktiv aufgesucht werden, d.h. E-Mail wird bei "Webmail-only" zu einem Holmedium.
    Bildungsspezifisch: Erhält man selten E-Mails, dann ist der regelmässige Besuch des Webinterfaces frustrierend, mit der Zeit werden die Besuche seltener. Dann wundert sich die Schulleitung, dass die Lehrenden ihre Mail nicht rasch zur Kenntnis nehmen...
     
  • kann ich die Mails dieses Kontos nicht zusammen mit anderen Mailkonten verwalten. Heutzutage sind mehrere Mailkonten keine Seltenheit mehr. Es gibt Konstellationen, wo es sinnvoll ist, mehrere Mailkonti gleichzeitig im Blick zu haben und verwalten zu können
    Bildungsspezifisch: Lehrende sind zum Teil an mehreren Institutionen tätig. Es ist mühsam, jede Mailadresse einzeln abrufen zu müssen.

• bin ich in der Archivierung meiner E-Mail eingeschränkt. Einhergehend mit der Beschränkung auf Webmail ist oft auch der Speicherplatz auf dem Mailserver pro Konto beschränkt. Es ist somit nicht möglich, alle Archivierungsbedürfnisse von Usern zu befriedigen.
  Bildungsspezifisch: Nein, es ist nicht Aufgabe der IT-Abteilung, den Usern vorzuschreiben, wie viel und wie lange sie E-Mails aufbewahren wollen. (Das kann in Unternehmen wieder anders sein). Zudem habe ich beim Verlassen der Bildungsinstitution meist keine Möglichkeit, die E-Mails durch Export vor der Löschung zu retten. E-Mail kann auch ein Bestandteil des persönlichen Wissensmanagements für lebenslanges Lernen sein.

• bin ich in der Filterung und Suche meiner Mail eingeschränkt. Auf dem Mailserver kann ich nur die vorhandenen Werkzeuge zur Suche und Filterung von Mails verwenden. Es ist mir nicht möglich, andere Werkzeuge einzusetzen (z.B. Userspezifische Spamfilter, Rechtschreibekorrekturen oder weitergehende Analyse- und Visualisierungswerkzeuge wie Xobni Beta: Data Mining für MS-Outlook oder Google Desktop).

• muss ich mich für jedes Mailkonto an ein anderes Userinterface gewöhnen. Auch wenn gewisse IT-Abteilungen sich das nicht bewusst sind, so ist MS-Exchange kein absoluter Standard, so dass man in der Praxis mehreren Interfaces begegnet, wenn man mehrere Mailkonti besitzt. Nicht lebensbedrohend, aber einfach effizienzbehindernd in der täglichen Arbeit. Und E-Mail ist tägliche Arbeit.

• zwingen mich gewisse Webinterfaces auch noch zur Nutzung bestimmter Browser. Ohne weiteren Kommentar.

Man könnte einwenden (bzw. man könnte nicht nur, sondern hat in der Vergangenheit auch mehrfach...), das sei doch alles unwesentliche Details, auf denen ich hier herumreiten würde. Die Mehrheit der Nutzenden würde dies nicht stören, jedenfalls seien noch nie Klagen deswegen gekommen. Abgesehen davon, dass User gelernt haben, Unbille der Technik und IT-Abteilungen mit erstaunlicher Gelassenheit hinzunehmen, bin ich anderer Meinung: Solche Details beeinflussen die Effizienz und vor allem die Akzeptanz eines Werkzeuges bzw. Mediums.

Wenn eine Bildungseinrichtung bzw. deren IT-Abteilung bei E-Mail sparen will, so scheint mir eine andere Überlegung zunehmend bedenkenswert:

Die meisten Lernenden von heute besitzen bereits eine oder mehrere E-Mailadressen samt Inbox. Muss die Schule dann wirklich noch eine weitere Inbox anbieten? Wie wäre es, wenn die Schule nur eine Adresse, nicht aber eine Inbox anbieten würde, also schlicht einen Weiterleitungsservice für E-Mail?

Gemäss einem Bericht des Higher Education Chronicle macht ein College in Boston genau das:

Siehe auch die Reaktion auf diese Meldung von Stehan Downes und Michael Kerres.